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Open	MANUAL DE USO		Código: MN-CS-007
TÍTULO: Manual de uso do LIGO GP – Módulo Hora Extra
Emissão: 12/06/2020	Versão: 03	Data da Revisão: 11/02/2020

1 CONSIDERAÇÕES INICIAIS

Nesta seção, serão apresentados os objetivos, o histórico de alterações e os detalhes de abordagens deste Manual.

1.1 Objetivo

O objetivo deste documento é apresentar o Módulo Hora Extra do LIGO GP, tornando conhecidas suas telas, seus campos e suas funcionalidades, de forma a permitir que todos estejam aptos a agendar hora extra, alterar tipo de hora extra, excluir hora extra, entre outras operações.

1.2 Histórico de Alterações

1.3 Detalhe

Este Manual abrange os menus e as funcionalidades relacionados ao Módulo Hora Extra do LIGO GP, por meio de figuras das telas e de textos de detalhamento. Destaca-se que, cada usuário possui um nível de acesso definido pela sua gestão e, para esta documentação, é considerado o acesso completo aos menus disponíveis no Módulo.

Ele apresenta, prioritariamente, as funções básicas do produto, dessa forma, não estão contempladas as opções e as funções personalizadas para atender às especificidades de cada cliente.

1.3.1 Solicitações de Melhorias

Qualquer otimização ou melhoria necessária no produto, antes de ser implementada, passará por avaliação técnica e aprovação da LIGO.

1.3.2 Campos Obrigatórios e Botões de Interação

Abaixo, serão apresentadas algumas informações importantes para a leitura deste Manual:

• Os campos e colunas que estiverem marcados com o símbolo * são considerados obrigatórios, na opção ao qual se referem;

• Sempre que um botão de interação for citado, ele aparecerá seguindo a estilização: [BOTÃO].

2 LIGO GP - MÓDULO HORA EXTRA

O LIGO GP foi criado para possibilitar que as Empresas Prestadoras de Serviços (EPS’s) façam a administração de sua equipe, por meio de um sistema de gestão de pessoas com funções específicas para atender ao segmento de call center, no entanto, esta característica não impede que o produto seja utilizado por empresas de outros ramos.

Por intermédio dele, é possível gerenciar o ponto, as presenças dos colaboradores, as pausas e os intervalos, entre outras opções, tendo como finalidade principal obter maior produtividade para o negócio.

Os menus do Módulo Hora Extra do LIGO GP devem ser utilizados para a parametrização e a configuração das horas extras planejadas e/ou realizadas pelas equipes.

Na figura abaixo, é possível visualizar os principais menus que fazem parte do mencionado Módulo e que serão alvo deste Manual. Tais menus serão explicados na ordem em que aparecem no LIGO GP Web, não na ordem prática de utilização.

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Para acessar qualquer um dos menus, basta, passar o mouse sobre o menu parent “Hora Extra”.

2.1 Agendar Hora Extra

Este menu possibilita ao gestor realizar o planejamento para a execução de hora extra, por parte de um colaborador. No LIGO GP, para que a execução de uma Hora Extra ocorra é necessário seguir um dos dois fluxos:

• Se a hora extra for antes do horário normal, é preciso finalizar o ponto da hora extra, esperar 15 minutos (intervalo obrigatório entre essas duas atividades) e, posteriormente, executar a escala normal.

• Se a hora extra for após o horário normal, é preciso finalizar o ponto da hora normal, esperar 15 minutos (intervalo obrigatório entre essas duas atividades) e, posteriormente, executar a escala de hora extra.

Importante, ressaltar que só é permitido agendar uma hora extra, por dia, por colaborador.

Na tela inicial do menu estão disponíveis quatro filtros, os quais serão apresentados abaixo:

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Filtros disponíveis:

• Período (Data início / Data fim):

  • Data que a hora extra será agendada. O intervalo máximo permitido é de 31 dias.

• Matrícula:

  • Código de matrícula do usuário. Permite mais de um código, desde que separados por vírgula e sem espaço entre eles. Exemplo: 1111,2222,3333.

• Projeto:

  • Lista com os projetos da empresa. É possível selecionar mais de um projeto por vez.

• Superior:

  • Lista com os nomes dos superiores. É possível selecionar mais de um nome por vez.

Após configurar os filtros, clique em [PESQUISAR] e será exibida uma tela com os resultados da busca, conforme exemplo:

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Campos disponíveis:

• Tipo de hora extra *:

  • Campo para selecionar o tipo da hora extra. Por padrão, estão disponíveis duas opções:

    • Hora extra compensação:

      • Selecione esta opção para que a Hora Extra seja incluída no banco de horas do colaborador, na forma de compensação.

    • Hora extra remunerada:

      • Selecione esta opção para que a Hora Extra seja acrescentada à remuneração do colaborador.

• Início:

  • Campo para informar o horário de início da hora extra, que pode ser antes ou depois da jornada normal, mas nunca durante o período de escala.

  • O sistema irá obrigar que sejam respeitados os 15 minutos de tolerância entre a hora normal e a hora extra, no agendamento e na execução.

• Fim:

  • Campo para informar o horário fim da hora extra, que pode ser antes ou depois da jornada normal, mas nunca durante o período de escala.

  • O sistema irá obrigar que sejam respeitados os 15 minutos de tolerância entre a hora normal e a hora extra, no agendamento e na execução.

• Observações *:

  • Campo para incluir uma mensagem com no mínimo dez caracteres, explicando o motivo da hora extra. Esse motivo é importante, pois ajuda a rastrear o que fez o gestor solicitar a hora extra, em uma eventual reclamação futura.

Preenchidos os campos, selecione os colaboradores que serão impactados por esta ação e clique em [CONFIRMAR], no box superior. Para finalizar a operação, clique em [OK] no pop-up de confirmação de agendando de hora extra.

Destaca-se que, assim como a maioria dos menus do LIGO GP Web, você consegue listar mais de um colaborador de uma vez e aplicar a mesma configuração de hora extra.

As informações referentes ao agendamento de horas extras podem ser visualizadas nos Relatórios “Agendamento de Hora Extra” e “Hora Extra”, os quais serão abordados no Manual de uso do LIGO GP – Relatórios.

Para conhecimento, os relatórios do Sistema fazem uma diferenciação simples entre as horas extras agendadas pela gestão e aquelas executadas sem autorização, sendo a primeira chamada de “Hora Extra” e a segunda de “Horas Excedentes”.

2.2 Alterar Tipo de Hora Extra

Uma vez que uma hora extra agendada tenha sido executada, pode ser que o gestor precise alterar o tipo da hora, mudando de compensação para remunerada, por exemplo. Para isso, é utilizado o menu de Alterar Tipo de Hora Extra.

Na tela inicial do menu estão disponíveis alguns filtros, os quais serão apresentados abaixo:

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Filtros disponíveis:

• Período (Data início / Data fim):

  • Data da hora extra. O intervalo máximo permitido é de 31 dias.

• Matrícula:

  • Código de matrícula do usuário. Permite mais de um código, desde que separados por vírgula e sem espaço entre eles. Exemplo: 1111,2222,3333.

• Tipo de hora extra:

  • Hora extra compensação:

    • Filtra apenas por registros de horas extras do tipo compensação.

  • Hora extra remunerada:

    • Filtra apenas por registros de horas extras do tipo remunerada.

• Projeto:

  • Lista com os projetos da empresa. É possível selecionar mais de um projeto por vez.

• Superior:

  • Lista com os nomes dos superiores. É possível selecionar mais de um nome por vez.

Após configurar os filtros, clique em [PESQUISAR] e será exibida uma tela com os resultados da busca, conforme exemplo:

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Para alterar o tipo de hora extra, selecione os registros desejados, no checkbox da primeira coluna (à esquerda), e clique no botão [CONFIRMAR]. Após isso, você será direcionado para a box abaixo que apresentará as opções:

• Hora Extra Remunerada;

• Hora Extra Compensação.

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Nesta box, basta, escolher a opção desejada e clicar em [SALVAR]. Feito isso, a ação estará concluída.

É importante lembrar que, por meio deste menu, só é possível alterar o tipo de horas extras já executadas.

2.3 Aprovação de Hora Extra

O LIGO GP possui, por padrão, um fluxo de aprovação de horas extras que, se habilitado para o projeto, funciona da seguinte forma:

• Supervisor lança a solicitação de hora extra no Portal Web;

• Gestor da operação acessa o menu “Aprovação de Hora Extra” e a valida (SE HABILITADO);

• Colaborador aprova a hora extra antes de executar (SE HABILITADO);

• Colaborador executa a hora extra.

Abaixo, são representados três prints com a finalidade de exemplificar como funciona o processo na Posição de Atendimento (PA) para que o teleatendente possa aprovar as horas extras que foram agendadas para ele, caso o fluxo esteja habilitado.

A tela da hora extra é exibida no login do início do dia, no ponto normal, e contém todos os registros, do dia em diante, que estão pendentes de aprovação.

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Para cada hora extra, pendente de aprovação do colaborador, é mostrada uma pop-up. Caso o colaborador clique em [APROVAR], será exibida a pop-up de confirmação abaixo:

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Caso ele clique em recusar a hora extra, será exibida a pop-up abaixo e a informação será incluída, automaticamente, no Relatório “Agendamento de Hora Extra”.

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Para ativar o fluxo de aprovação de hora extra na PA é preciso que o projeto do colaborador esteja habilitado e o cargo, em que ele se encontra, possua essa verificação de aprovação (utilizar o menu Cadastro > Cargos), caso contrário não será necessário o “OK” do usuário.

Uma vez que foi explicada a possibilidade da aprovação diretamente na PA, abaixo apresentamos o menu Aprovação de Hora Extra, que só é necessário quando o projeto possui o fluxo de aprovação. Caso contrário, a hora extra estará aprovada logo ao agendar.

O fluxo de aprovação de hora extra pode ser interessante, em virtude de algumas validações que o responsável pela operação pode fazer:

• Aprovar, ou não, uma hora extra agendada, superior a 2 horas no dia;

• Aprovar, ou não, uma hora extra com restrições, ou seja, quando excede o limite de quantidade de agendamentos de horas extras para o colaborador, na semana. O padrão é duas vezes por semana.

Essas validações são facilitadas para o líder, em virtude das colunas exibidas no menu, as quais informam se a hora extra é retroativa, se ultrapassa o limite de 2 horas ou se está acima de duas vezes na semana.

Na tela inicial do menu Aprovação de Hora Extra estão disponíveis alguns filtros para facilitar a busca, conforme imagem abaixo:

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Filtros disponíveis:

• Período (Data início / Data fim):

  • Data para a qual foi agendada a hora extra. O intervalo máximo permitido é de 31 dias.

• Matrícula:

  • Código de matrícula do usuário. Permite mais de um código, desde que separados por vírgula e sem espaço entre eles. Exemplo: 1111,2222,3333.

• Situação do agendamento:

  • Pendente:

    • Filtra apenas por horas extras pendentes de aprovação.

• Projeto:

  • Lista com os projetos da empresa. É possível selecionar mais de um projeto por vez.

• Superior:

  • Lista com os nomes dos superiores. É possível selecionar mais de um nome por vez.
    
    

Após configurar os filtros, clique em [PESQUISAR] e será exibida uma tela com os resultados da busca, conforme exemplo:

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Entendido o funcionamento e a importância deste menu, selecione a ou as pessoas que serão impactadas, escolha a Situação do Agendamento para "Aprovado" ou "Reprovado" e clique no botão [CONFIRMAR]. Para finalizar a ação, clique em [OK] no pop-up de confirmação de aprovação de hora extra.

É importante destacar que não basta o gerente ter acesso ao menu de Aprovação de Hora Extra, se o seu nível de acesso não estiver com os checkboxs abaixo habilitados:

• Permite Aprovação de Hora Extra;

• Permite Aprovação de Hora Extra com Restrições.

A figura, a seguir, mostra os mencionados checkboxs na ferramenta Cadastro > Nível de Acesso.

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Para mais informações, consulte o Manual de uso do LIGO GP – Módulo Cadastros.

2.4 Excluir Hora Extra

Por meio do menu Excluir Hora Extra você pode remover um agendamento realizado, mesmo que já esteja aprovado pelo gerente ou pelo operador, ou remover uma hora extra executada.

Ao remover uma hora extra executada pelo operador, um registro de LOG será acrescentado ao Relatório Log de Alteração, informando o motivo da remoção, para consultas posteriores. Para horas extras agendadas e não executadas, essa informação ficará salva somente na base, não sendo exibida em nenhum relatório.

Na tela inicial do menu estão disponíveis quatro filtros, conforme imagem abaixo:

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Filtros disponíveis:

• Período (Data início / Data fim):

  • Data da hora extra. O intervalo máximo permitido é de 31 dias.

• Matrícula:

  • Código de matrícula do usuário. Permite mais de um código, desde que separados por vírgula e sem espaço entre eles. Exemplo: 1111,2222,3333.

• Projeto:

  • Lista com os projetos da empresa. É possível selecionar mais de um projeto por vez.

• Superior:

  • Lista com os nomes dos superiores. É possível selecionar mais de um nome por vez.

Após configurar os filtros, clique em [PESQUISAR] e será exibida uma tela com os resultados da busca, conforme exemplo:

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Para excluir uma hora extra, basta, seguir os passos a seguir:

1. Selecionar, no checkbox da primeira coluna (à esquerda), os registros que deseja excluir a hora extra;

2. Informar o motivo, com no mínimo 10 caracteres, no Campo “Observações *”;

3. Clicar em [CONFIRMAR];

4. Finalizar a ação, clicando em [OK], no pop-up de confirmação “Excluir Hora Extra”.

Destaca-se que a execução de uma hora extra, que foi removida, deixará de ser exibida nos relatórios e na ficha ponto. Dessa forma, o registro só ficará disponível para visualização no relatório Log de Alterações.

2.5 Inserir Hora Extra Retroativa

No dia-a-dia da operação, às vezes, é necessário inserir um registro de hora extra executada no passado, seja por problemas operacionais, por esquecimento ou por qualquer outro motivo. Para isso, deve ser utilizado este menu.

Para poder utilizá-lo é preciso que a data selecionada seja menor ou igual à hoje e que o status atual do ponto esteja com o checkbox “Permite Agendamento de Hora Extra” habilitado, como mostra o exemplo abaixo. Para conferir se a situação desejada está com esta configuração, utilize a ferramenta Cadastros > Situação do Ponto.

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A tela inicial do menu Inserir Hora Extra Retroativa estão disponíveis quatro filtros, conforme imagem abaixo:

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Filtros disponíveis:

• Período (Data início / Data fim):

  • Data da hora extra. O intervalo máximo permitido é de 31 dias.

• Matrícula:

  • Código de matrícula do usuário. Permite mais de um código, desde que separados por vírgula e sem espaço entre eles. Exemplo: 1111,2222,3333.

• Projeto:

  • Lista com os projetos da empresa. É possível selecionar mais de um projeto por vez.

• Superior:

  • Lista com os nomes dos superiores. É possível selecionar mais de um nome por vez.

Após selecionar os filtros, clique em [PESQUISAR] e será exibida uma tela com os resultados da busca, conforme exemplo:

Open

Campos disponíveis:

• Tipo de hora extra *:

  • Campo para selecionar o tipo da hora extra. Por padrão, estão disponíveis duas opções:

    • Hora extra compensação:

      • Selecione esta opção para que a Hora Extra seja incluída no banco de horas do colaborador, na forma de compensação.

    • Hora extra remunerada:

      • Selecione esta opção para que a Hora Extra seja acrescentada à remuneração do colaborador.

• Tipo de Manutenção *:

  • Campo para definir o tipo de manutenção que está sendo realizada. As opções disponíveis na ferramenta são:

    • Ajuste Entrada HE;

    • Ajuste Saída HE;

    • Ausência de Marcação;

    • Registro Indevido.

• Início:

  • Campo para informar o horário de início da hora extra, que pode ser antes ou depois da jornada normal, mas nunca durante o período de escala.

  • O sistema irá obrigar que sejam respeitados os 15 minutos de tolerância entre a hora normal e a hora extra, no agendamento e na execução.

• Fim:

  • Campo para informar o horário fim da hora extra, que pode ser antes ou depois da jornada normal, mas nunca durante o período de escala.

  • O sistema irá obrigar que sejam respeitados os 15 minutos de tolerância entre a hora normal e a hora extra, no agendamento e na execução.

• Situação *:

  • Situação que aparecerá no ponto do colaborador, após este lançamento. É possível lançar uma hora extra em aberto, caso o colaborador esteja executando-a neste momento, ou lançar uma hora extra já finalizada. Abaixo as situações disponíveis neste campo:

    • Entrada registrada (Aguardando saída);

    • Presença.

• Observações *:

  • Campo para incluir uma mensagem com no mínimo dez caracteres, explicando o motivo da hora extra e o porquê do seu registro tardio. Esse motivo é importante, pois ajuda a rastrear o que fez o gestor solicitar a hora extra, em uma eventual reclamação futura.

Definidas as parametrizações, selecione os registros que serão impactados e clique em [CONFIRMAR]. Lembre-se de finalizar a ação, clicando em [OK] no pop-up de confirmação de inserção de hora extra retroativa.

As informações cadastradas neste menu podem ser visualizadas nos Relatórios “Agendamento de Hora Extra” e “Hora Extra”, os quais serão abordados no Manual de uso do LIGO GP – Relatórios.

É importante ressaltar também que, caso você queira fazer uma manutenção em um registro de hora extra já executada, utilize o menu Ponto > Manutenção de Ponto e selecione o tipo de ponto: Hora Extra. Para mais detalhes, consulte o Manual de uso do LIGO GP – Módulo Ponto.

3 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A LIGO espera que este Manual tenha sido esclarecedor ao descrever os menus relacionados ao Módulo Hora Extra do LIGO GP.

Caso surja alguma dúvida diante do aqui exposto, entre em contato conosco para que ela possa ser esclarecida.

4 GLOSSÁRIO

Segue, abaixo, o glossário de termos e siglas utilizados neste Manual:

• Checkbox: Trata-se de um campo de formulário que pode ser marcado ou desmarcado. Em algumas partes do texto, este campo pode ser citado como sendo um campo para ser “selecionado”,
  “habilitado” ou “ticado”;

• Dashboard: Tela de um sistema de informação em que são exibidas diversas informações, bem como relatórios, gráficos e tabelas;

• EPS: Empresa Prestadora de Serviços;

• PA: Posição de Atendimento. Local onde trabalha o operador de call center.

5 APROVAÇÃO

Elaborado por: Priscilla Lüdtke Espíndola

Aprovado por: Juarez Turrini.